Monitorinq

Azərbaycan Respublikasının Prezidenti yanında
Gənclər Fondunun Müşahidə Şurasının
2014-cü il 5 dekabr tarixli 03 (11) saylı
iclasının qərarı ilə təsdiq olunmuşdur
  

Azərbaycan Respublikasının Prezidenti yanında Gənclər Fondu tərəfindən maliyyələşdirilmiş layihələrin monitorinqinin aparılması

Qaydaları

  1. Ümumi müddəalar

1.1. Bu Qaydalar gənclər təşkilatlarının və 16-29 yaşlı fiziki şəxslərin Azərbaycan Respublikasının Prezidenti yanında Gənclər Fondu (bundan sonra – Fond) tərəfindən maliyyələşdirilmiş layihələrinin icra vəziyyəti və nəticələrini müəyyənləşdirmək üçün  monitorinqlərin aparılması ilə bağlı məsələləri tənzimləyir.

1.2. Qaydalar Azərbaycan Respublikası Prezidentinin 2011-ci il 19 dekabr tarixli 542 nömrəli Fərmanı ilə təsdiq olunmuş “Azərbaycan Respublikasının Prezidenti yanında Gənclər Fondunun Nizamnaməsi” nə uyğun hazırlanmışdır.

  1. Monitorinqin məqsədi

2.1. Monitorinqin məqsədi gənclər təşkilatlarının və fiziki şəxslərin layihələrinin Fondla bağlanmış müqavilənin şərtlərinə və tələblərinə uyğun icrasına, həyata keçirilən tədbirlərin gedişatına və nəticələrə dair hesabatlılığa nəzarətin həyata keçirilməsini təmin etməkdir.

  1. Monitorinqin vəzifələri

3.1. müvafiq indikatorları tətbiq etməklə layihənin icra vəziyyətinin öyrənilməsi və nəticələrin müəyyən edilməsi;
3.2. həyata keçirilən fəaliyyətin layihənin icra planına uyğunluğunun müəyyən edilməsi;
3.3. layihənin icrası zamanı sənədləşmə işlərinin qanunvericiliyə və təlimatlara uyğunluğunun müəyyən edilməsi;
3.4. layihənin icrası zamanı yaranmış problemlərin və yol verilən nöqsanların müəyyən edilməsi;
3.5. monitorinqin nəticələrinə dair arayışın hazırlanması.

  1. Monitorinqin aparılması şərtləri

4.1. Layihələrin icrası və nəticələri ilə bağlı monitorinq, bir qayda olaraq, Fondun Aparatının əməkdaşları tərəfindən aparılır. Xüsusi hallarda monitorinqlər Fondun Müşahidə Şurasının üzvləri tərəfindən aparıla bilər. Zərurət yarandığı halda, digər hüquqi və fiziki şəxslər də monitorinqin aparılmasına cəlb edilə bilərlər.
4.2.“B” kateqoriyası (beynəlxalq layihələr) üzrə xarici ölkələrdə keçirilməsi nəzərdə tutulan layihələrin monitorinqinin aparılması məqsədilə Fondun Müşahidə Şurasının üzvləri və Fondun Aparatının əməkdaşları həmin ölkələrə ezam oluna bilərlər.
4.3. Layihələrin icrası və nəticələri ilə bağlı monitorinq bu Qaydalara əlavə olaraq təsdiq edilmiş İndikator Cədvəli üzrə aparılır (Əlavə 1).
4.4. Monitorinq layihənin icra olunduğu məkanda, layihə ofisində və Fondun ofisində aparıla bilər.
4.5. Monitorinqin səmərəli aparılması üçün resipiyent tərəfindən şərait yaradılır, layihənin icra vaxtı və keçiriləcəyi məkan haqqında Fondun Aparatına əvvəlcədən məlumat verilir.
4.6. Fond layihənin icra müddətində resipiyenti məlumatlandırmadan həyata keçirilən fəaliyyətlərin monitorinqini apara bilər.
4.7. Resipiyent layihənin icrası və hesabatı müddətində aparılan monitorinq zamanı uyğun sənəd qovluğunu tələb olunan müddətdə Fonda təqdim etməlidir.
4.8. Monitorinqin aparılması ilə əlaqədar ezamiyyə xərcləri Fond tərəfindən ödənilir.

  1. Monitorinqin aparılması üzrə indikatorlar

5.1. Bu indikatorlar Fond tərəfindən maliyyələşdirilmiş layihələrinin icrası və nəticələri ilə bağlı səmərəli monitorinqin aparılması üçün zəruri olan aşağıdakı əsas məqamları özündə əks etdirir:
5.1.1 gənclər təşkilatının və ya fiziki şəxsin adı;
5.1.2. gənclər təşkilatının və layihənin rəhbəri;
5.1.3. layihənin adı;
5.1.4. layihə üzrə müqavilənin nömrəsi;
5.1.5. layihənin ümumi məbləği;
5.1.6. layihənin müddəti;
5.1.7. monitorinqin aparıldığı yer;
5.1.8. monitorinqin aparıldığı tarix və vaxt;
5.1.9. tərəfdaş və əlavə donorlar haqqında məlumat;
5.1.10. layihə çərçivəsində fəaliyyət  haqqında Fondun əvvəlcədən məlumatlandırılması;
5.1.11. layihə çərçivəsində fəaliyyət zamanı Fondun adının və loqosunun nümayiş olunması;
5.1.12. layihə sənədlərinin uyğun strukturu;
5.1.13. layihə üzrə əmrlər;
5.1.14. layihədə çalışan işçilərin sayı, işçilərlə bağlanmış əmək, mülki-hüquqi xarakterli və könüllü müqavilə;
5.1.15. layihənin iştirakçılarının sayı;
5.1.16. layihə çərçivəsində tədbirə dəvət olunmuş xüsusi qonaqların sayı və tərkibi;
5.1.17. beynəlxalq layihələr üzrə Azərbaycanda və xarici ölkələrdə keçirilən tədbirlərdə yerli və xarici  QHT-lərin, yerli və xarici iştirakçıların sayı, təlimata uyğun hesabat sənədləri;
5.1.18. layihə ilə bağlı ictimaiyyətin məlumatlandırılması;
5.1.19. layihə çərçivəsində təlim, seminar, dəyirmi masa, konfrans materialları, gündəlik və proqramlar;
5.1.20. nəşr – paylama materiallarının (kitab, broşur, buklet, liflet, disk, məlumatdaşıyıcı kart, köynək – papaq dəsti, dəftərxana ləvazimatı və s.), hədiyyələrin iştirakçılara verilməsi;
5.1.21. layihə çərçivəsində xidmətlər;
5.1.22. ayrılan vəsaitin təyinatı üzrə istifadə edilib-edilməməsi;
5.1.27. layihənin icrası zamanı qarşılaşılan problemlər, fors-major hallar;
5.1.28. layihə fəaliyyətinin icra planına uyğunluğu, işlərin yerinə yetirilib-yetirilməməsinin müəyyən edilməsi;
5.1.29. tədbir zamanı qoyulan mövzunun layihə mövzusuna uyğunluğu;
5.1.30. layihə çərçivəsində iştirakçılarla qiymətləndirmə işinin aparılması.

  1. Monitorinq üzrə nəticələrə dair hesabatlılıq

6.1. Layihənin icra vəziyyəti və nəticələrinə uyğun olaraq monitorinqi aparan şəxs tərəfindən müvafiq qeydlər və nəticələr nəzərə alınmaqla, iki nüsxədə (əsas və surəti) Monitorinq Arayışı (Əlavə 2) tərtib olunur. Monitorinq Arayışının bir nüsxəsi Fondun Aparatına, digər nüsxəsi isə resipiyentə təqdim olunur.
6.2. Fondun icraçı direktoru monitorinqin nəticələri barədə Fondun Müşahidə Şurasına məlumat verir. Fondun Müşahidə Şurası bununla əlaqədar müvafiq qərarlar qəbul edir.